Como mejorar un departamento de Compras y la reducción de costos.

Para lograr esto es necesario dividir la tarea de mejora continua en dos partes.

La primera es la mejora continua de procesos del departamento. No importa que tan capaces y buenos negociantes sean las personas si su trabajo diario se ve afectado por un cumulo de procesos lentos, complicados, burocráticos que simplemente merman el talento de cada uno y disminuyen el valor real de su contribución a la empresa.

La segunda es un plan estratégico del departamento. La primer directriz que debe llevar este documento es el punto 1 en sí mismo; la mejora continua de los procesos del área (tanto como los de la organización deben ser la base para que el talento humano pueda explotarse adecuadamente); cito algunas frases de Toyota líder ejemplar de la mejora continua:

"Brilliant Process Management is our Strategy" (Una gestión brillante de nuestros procesos es nuestra estrategia).

We get brilliant results from average people managing brilliant processes”... (Obtenemos resultados brillantes de empleados promedio manejando procesos brillantes…)

“We observe that our competitors often get average (or worse) results from brilliant people managing broken processes” (Observamos que nuestros competidores comúnmente obtienen resultados promedios [o peores] de empleados brillantes manejando procesos infuncionales.)

Posteriomente la identificación del área dentro de la empresa, como participa en el proceso principal y de que manera afecta al cliente su interacción; no tiene el mismo nivel de criticidad el departamento de compras de una empresa de consultoría al de una empresa de extracción petrolera o farmacéutica. Esto ayudará a entender que procesos, insumos y servicios tienen que ser tomados en cuenta como una línea primaria de atención o sea qué compras son las que deben suministrarse en tiempo y forma y que posteriormente puede analizarse su mejora económica (Como el caso que Enrique mencionaba). Separar los tipos de insumos y servicios (Directos e indirectos; impresos, servicios, obras civiles o proyectos; etc.)

 

Las siguientes estrategias se plasmarán según la situación de cada departamento; en unas pueden ser el aumento de una cartera de proveedores por insumo/servicio,  generar proceso de evaluación de proveedores, separación de tipos de compra, mejorar el tiempo de respuesta de compra vs. Requerimientos; cumplimiento del plan de producción, etc.

Particularmente sobre el punto de la reducción de costos algunas de estrategias más usuales (igualmente varía de cada empresa y situación) son:

Las compras por licitación. Ejem. Poner licitar con varios proveedores toda la papelería de la empresa por un año. Puede ser cerrada o abierta, con esto garantizas un buen precio al ofrecer un volumen considerable, reduces tiempo al no atender este rubro más que para seguimiento .

Estandarización de productos/servicios. Ejem. Homologar varias cajas o empaques a la misma medida para lograr un mayor volumen así un mejor precio además de estandarizar el proceso de manufactura logrando potenciales ahorros en esa área. Requiere del apoyo interdepartamental pero normalmente ofrece jugosos ahorros que lo valen.

Negociaciones Ganar-Ganar. Imagino ya todos conocen esta ideología lo importante es que para que resulte debe estar acompañada de una preparación antes de la negociación, de que sirve ganar-ganar si no sabes lo que quieres. Se debe llegar a una negociación con una lista detallada de lo que requiere tu empresa (precio, tiempo de entrega, forma de empaque, crédito, etc.) la contraparte tiene la suya, normalmente estas negociaciones se centran únicamente en el precio dejando al lado otras opciones que igualmente traen beneficios a tu empresa, Ejem. No es lo mismo comprar 1 tonelada de C. De Sildenafil a 1,000 USD/Kg. De contado que a 30, 60 o 90 días de crédito; o tal vez que compres una kit de refacciones para tu producto estrella que compras en cajas a granel y tu embolsas y añades a tu producto y que el proveedor puede entregarlo embolsado, generando ahorro de manufactura.

La reducción de costos para un departamento de compras no solo debe darse en la simple negociación precio-producto sino abarcar las distintas áreas de la empresa lo que en tendencia a llevado al departamento de compras en convertirse en el departamento de procurement (adquisiciones) donde no solo se enfocan la compra como tal si no en todo lo que afecta la misma en la organización.

Por ultimo desde un principio debe haber métricos, no puedes controlar lo que no puedes medir y como profesional no puedes mostrar tus resultados si no tienes manera medible de hacerlo.

Estoy a sus órdenes.

ENB