Para lograr esto es necesario dividir la tarea de mejora
continua en dos partes.
La primera es la
mejora continua de procesos del departamento. No importa que tan capaces y
buenos negociantes sean las personas si su trabajo diario se ve afectado por un
cumulo de procesos lentos, complicados, burocráticos que simplemente merman el
talento de cada uno y disminuyen el valor real de su contribución a la empresa.
La segunda es un plan
estratégico del departamento. La primer directriz que debe llevar este
documento es el punto 1 en sí mismo; la mejora continua de los procesos del
área (tanto como los de la organización deben ser la base para que el talento
humano pueda explotarse adecuadamente); cito algunas frases de Toyota líder
ejemplar de la mejora continua:
"Brilliant
Process Management is our Strategy" (Una gestión brillante de nuestros
procesos es nuestra estrategia).
We get brilliant results from average people
managing brilliant processes”... (Obtenemos resultados brillantes de empleados promedio manejando procesos
brillantes…)
“We observe that our competitors often get average
(or worse) results from brilliant people managing broken processes” (Observamos que nuestros competidores
comúnmente obtienen resultados promedios [o peores] de empleados brillantes
manejando procesos infuncionales.)
Posteriomente la
identificación del área dentro de la empresa, como participa en el proceso
principal y de que manera afecta al cliente su interacción; no tiene el mismo
nivel de criticidad el departamento de compras de una empresa de consultoría al
de una empresa de extracción petrolera o farmacéutica. Esto ayudará a entender
que procesos, insumos y servicios tienen que ser tomados en cuenta como una
línea primaria de atención o sea qué compras son las que deben suministrarse en
tiempo y forma y que posteriormente puede analizarse su mejora económica (Como
el caso que Enrique mencionaba). Separar los tipos de insumos y servicios
(Directos e indirectos; impresos, servicios, obras civiles o proyectos; etc.)
Las siguientes estrategias
se plasmarán según la situación de cada departamento; en unas pueden ser el
aumento de una cartera de proveedores por insumo/servicio, generar proceso de evaluación de proveedores,
separación de tipos de compra, mejorar el tiempo de respuesta de compra vs.
Requerimientos; cumplimiento del plan de producción, etc.
Particularmente
sobre el punto de la reducción de costos algunas de estrategias más usuales
(igualmente varía de cada empresa y situación) son:
Las compras por licitación. Ejem. Poner licitar con varios
proveedores toda la papelería de la empresa por un año. Puede ser cerrada o
abierta, con esto garantizas un buen precio al ofrecer un volumen considerable,
reduces tiempo al no atender este rubro más que para seguimiento .
Estandarización de productos/servicios. Ejem. Homologar varias cajas o empaques a
la misma medida para lograr un mayor volumen así un mejor precio además de
estandarizar el proceso de manufactura logrando potenciales ahorros en esa
área. Requiere del apoyo interdepartamental pero normalmente ofrece jugosos
ahorros que lo valen.
Negociaciones Ganar-Ganar. Imagino ya todos conocen esta ideología
lo importante es que para que resulte debe estar acompañada de una preparación
antes de la negociación, de que sirve ganar-ganar si no sabes lo que quieres.
Se debe llegar a una negociación con una lista detallada de lo que requiere tu
empresa (precio, tiempo de entrega, forma de empaque, crédito, etc.) la
contraparte tiene la suya, normalmente estas negociaciones se centran únicamente
en el precio dejando al lado otras opciones que igualmente traen beneficios a
tu empresa, Ejem. No es lo mismo comprar 1 tonelada de C. De Sildenafil a 1,000
USD/Kg. De contado que a 30, 60 o 90 días de crédito; o tal vez que compres una
kit de refacciones para tu producto estrella que compras en cajas a granel y tu
embolsas y añades a tu producto y que el proveedor puede entregarlo embolsado,
generando ahorro de manufactura.
La reducción de
costos para un departamento de compras no solo debe darse en la simple negociación
precio-producto sino abarcar las distintas áreas de la empresa lo que en
tendencia a llevado al departamento de compras en convertirse en el
departamento de procurement (adquisiciones) donde no solo se enfocan la compra
como tal si no en todo lo que afecta la misma en la organización.
Por ultimo desde
un principio debe haber métricos, no puedes controlar lo que no puedes medir y
como profesional no puedes mostrar tus resultados si no tienes manera medible
de hacerlo.
Estoy a sus órdenes.
ENB
1 comentarios:
hola, pero entonces cual es el funcionamiento y las técnicas de mejora continua aplicadas a compras.
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